Situace
Připravujete program akce s kolegou. Externí účastník potřebuje znát finální časový rozpis, ale nemá upravovat pracovní poznámky. Pokud pošlete všem stejný odkaz s plnými právy, nerozlišujete jejich potřeby. Rozumné sdílení začíná rozdělením publika a obsahu.
Nejdřív obsah, potom příjemci
Projděte soubor včetně komentářů, dalších listů a historie, pokud ji služba příjemci zpřístupňuje. Je v něm něco, co se nemá předávat? Někdy je vhodnější vytvořit samostatný výstup pro čtenáře než složitě omezovat přístup k pracovnímu dokumentu.
Oprávnění podle činnosti
Čtenář obvykle nepotřebuje upravovat. Připomínkující může vystačit s komentáři. Spoluautor potřebuje možnost změn, ale také dohodu, jak změny vznikají. Konkrétní názvy oprávnění se mezi službami liší; řiďte se jejich významem a zkontrolujte skutečné nastavení.
Co znamená přístup přes odkaz
Režim dostupný každému s odkazem může dovolovat otevření i dalšímu člověku, kterému příjemce adresu přepošle. Odkaz není tajemství, na které je vhodné spoléhat jako na jedinou ochranu neveřejného obsahu. Pro omezený okruh používejte konkrétní účty, pokud to služba podporuje.
Ukončení přístupu
Sdílení má mít vlastníka a okamžik kontroly. Po skončení spolupráce projděte, kdo stále může soubor otevřít. Odebrání oprávnění neodstraní kopii, kterou už někdo stáhl nebo vytvořil. Proto je důležité správné rozhodnutí ještě před prvním sdílením, nejen pozdější úklid.
Teď rozhodujete vy.
U modelového programu určete práva pro tři role: člověk sestavující obsah, kolega navrhující připomínky a návštěvník, který potřebuje pouze čas příchodu.
Zapište si odpověď mimo tento web. Žádné vaše řešení zde neukládáme.
Porovnat s rozborem
Autor potřebuje úpravy. Kolega může dostat komentování. Návštěvníkovi obvykle stačí samostatný schválený rozpis ke čtení. Rozdělení rolí omezuje riziko omylu i šíření pracovních poznámek.
Neověřujte ochranu citlivého souboru tím, že jeho odkaz pošlete cizí osobě. Použijte nastavení služby a bezpečný zkušební obsah.